Conoce las 6 mejores plataformas de trabajo colaborativo

plataformas de trabajo colaborativo en la actualidad

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La pandemia ha cambiado definitivamente el mundo del trabajo. La presencialidad ha sido reemplazada por el trabajo remoto. Por esa razón, han comenzado a implementarse diversas plataformas que no solo permiten lograr mejores resultados en el trabajo a distancia, sino que además ayudan a aumentar la productividad.

Una de esas herramientas son las plataformas de trabajo colaborativo. Estas te permitirán, entre otras cosas, compartir documentos con otros compañeros de trabajo, gestionar proyectos a distancia o incluso pedir una segunda opinión de forma instantánea, mediante un mensaje. 

Debido a la gran popularidad de las herramientas colaborativas, es necesario que conozcas diferentes aspectos sobre ellas, como cuáles son sus principales usos o como pueden ayudarte a ser más productivo. En este artículo te explicaremos todo lo que debes saber sobre las plataformas de trabajo colaborativo, y te dejaremos una lista con las 5 mejores, para que puedas familiarizarte con ellas.

¿Qué son las plataformas de trabajo colaborativo?

Las plataformas de trabajo colaborativo pueden ser definidas como un espacio virtual de trabajo, que permite centralizar todas las herramientas que serán utilizadas para la gestión de un proyecto, facilitando el trabajo en equipo. El principal objetivo de estas plataformas es optimizar la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo.

Algunos beneficios de estas herramientas colaborativas son:

  • Todos los miembros del equipo y directivos de la empresa podrán acceder rápidamente a cualquier información del proyecto almacenada en la nube
  • Ponen a disposición del equipo de trabajo todas las herramientas en un mismo sitio. Esto aumenta la productividad
  • Las herramientas colaborativas tienen versiones para diferentes plataformas, como PC o dispositivos móviles. Por esta razón, la gestión de proyectos se vuelve mucho más flexible
  • Estas plataformas vuelven más eficiente la comunicación entre los miembros del equipo, ya que pueden comunicarse de forma sencilla entre ellos a través de mensajería
  • Otro aspecto positivo es que todos los miembros del equipo pueden aportar contenido de valor, lo que permite enriquecer aún más cada tarea
  • Finalmente, las plataformas de trabajo colaborativo permiten asignar tareas a cada miembro del equipo. Esto ayuda a tener una mejor organización, puesto que cada uno tendrá en claro que tareas debe realizar.

A continuación, te hablaremos de 6 herramientas de trabajo colaborativo con las que deberías familiarizarte. En esta lista no solo hemos incluido diferentes software de gestión de proyectos, sino que además podrás encontrar calendarios para organizar reuniones, servicios de mensajería instantánea, e incluso herramientas para realizar lluvias de ideas.

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Las 6 mejores plataformas de trabajo colaborativo

  1. Google Drive

Google Drive es una herramienta de colaboración en línea muy completa. Por un lado, permite crear diferentes documentos, como hojas de cálculo o documentos de Google Docs. Pero no solo eso: además permite compartirlos con cualquier miembro del equipo. Por otra parte, también ofrece la posibilidad a tus compañeros de editar o comentar los documentos, para brindar diferentes puntos de vista y darte un feedback mucho más enriquecedor.  

Uno de sus aspectos más positivos que la hace genial para trabajo colaborativo en caso de que estés iniciando un proyecto con poco presupuesto, o incluso, si estas en la universidad, es que es una plataforma gratuita, que ofrece hasta 15 GB de almacenamiento. Ahora bien, si necesitas más espacio, la empresa puede pagar alguno de sus planes, que ofrecen 100 GB por 1,99 dólares al mes, 200 GB por 2,99 dólares al mes y 2 TB por 9,99 dólares al mes.

  1. Google Hangouts

La siguiente herramienta de la que te hablaremos es Google Hangouts. Principalmente, Hangouts es una plataforma que te permitirá comunicarte con tus compañeros de equipo mediante mensajería, pero eso no es lo único que podrás hacer.

Google Hangouts además ofrece la posibilidad de crear reuniones virtuales para hasta 9 personas. Pero no solo eso: Hangouts te permite compartir pantalla a tus compañeros, para de esa manera realizar presentaciones interactivas y recibir feedback de ellos y de tus superiores. Además, podrás enviar enlaces de interés en el chat de la reunión

Algo muy interesante es que Google Hangouts se encuentra disponible para múltiples plataformas. Por esta razón, podrás utilizarla tanto en tu computadora como en dispositivos móviles.

Por último, Hangouts solo posee una versión gratuita, por lo que podrás disfrutar de todas sus funciones sin costo.

  1. Microsoft Teams

Una alternativa a Google Hangouts, pero desarrollada por Microsoft, es Microsoft Teams. Teams ofrece una versión gratuita, que es perfecta para pequeñas empresas. Con ella, podrás tener reuniones por videollamada de hasta 60 minutos con tus compañeros. Además, con Teams podrás utilizar el chat para enviar archivos o enlaces incluso durante la reunión, y todos los mensajes y archivos quedarán guardados allí cuando esta finalice.

Además de la versión gratuita, Microsoft Teams ofrece la posibilidad de pasar a diferentes planes pagos, los que tienen algunas características muy interesantes. Por un lado, Microsoft Teams Essentials posee un precio de 4 dólares, y ofrece la posibilidad de realizar reuniones por 30 horas con hasta 300 participantes. Por otro lado, puedes obtener Teams como parte de Microsoft 365, eligiendo un plan de 6 dólares o 12,50 dólares.

  1. Microsoft 365

Si bien no posee una versión gratuita, Microsoft 365 no deja de tener varios aspectos interesantes. Esto se debe a que, con un pago mensual o anual, ofrece un paquete de herramientas y aplicaciones que vuelven mucho más práctico y efectivo el trabajo en equipo.

Por un lado, se encuentra el plan Microsoft 365 Empresa Básico. Este ofrece el acceso a herramientas colaborativas como Microsoft Teams, además de incluir aplicaciones como Word o Excel, por el precio de 6 dólares por usuario al mes. Un dato muy interesante es que con este plan podrás mantener reuniones con tus compañeros de equipo por hasta 30 horas, y al terminar la reunión podrás volver a verla todas las veces que quieras, ya que quedará grabada.

El siguiente plan es Microsoft 365 Empresa Estandar. Este, por 12,50 dólares por usuario al mes, te ofrece todas las aplicaciones y herramientas del plan básico, junto a otras como Microsoft Access y Publisher (estas dos solo se encuentran disponibles para PC). Otra función muy interesante incluida en este plan es la posibilidad de organizar seminarios web.

Finalmente, se encuentra Microsoft 365 Empresa Premium. Este es el plan más caro de todos (cuesta 19,22 dólares al mes) y ofrece las mismas funciones que los planes anteriores, aunque con mayor seguridad y protección contra ciberamenazas.

  1. Google Calendar

Google Calendar no es una herramienta enfocada a la edición colaborativa de documentos o a compartirlos, sino más bien a realizar una planificación colaborativa de las tareas a realizar.

Una función muy interesante de Google Calendar es que puedes sincronizarla con tu cuenta de Gmail, para crear recordatorios de tareas importantes que debes realizar. Otra de las funciones que ofrece Google Calendar es la posibilidad de crear diferentes calendarios. Esta función es muy útil cuando por ejemplo debes crear contenido para varias páginas web, ya que te permitirá tener una mejor visualización de lo que debes hacer en cada una.

Por último, Google Calendar solo cuenta con una opción gratuita.

  1. Miro

La última herramienta de la que te hablaremos es Miro. Miro es una herramienta perfecta para crear lluvias de ideas, en las que todos los miembros del equipo pueden aportar. Tal vez una de las funcionalidades más interesantes que posee Miro es que, incluso en su plan gratuito, ofrece integración con herramientas como Slack, Teams o Zoom. Además, posee 3 tableros editables y pone a tu disposición una gran cantidad de plantillas prediseñadas.

Por otra parte, Miro también posee 3 planes prémium: el plan Team, que cuesta 8 dólares por miembro por mes, el plan Business, que cuesta 16 dólares por miembro por mes, y el plan Enterprise, que posee un precio personalizado para cada empresa.

Las principales funciones del plan Team son que ofrece más plantillas personalizadas y la posibilidad de organizar los tableros según el proyecto, además de todas las funciones del plan gratuito. El plan Business, además de las funciones del plan Team y el gratuito, ofrece la posibilidad de tener invitados ilimitados. Finalmente, el plan Business ofrece, entre otras cosas, recursos de seguridad de nivel empresarial, además de todas las funcionalidades antes mencionadas.

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